3.200 utenti migrati da VRU a Wildix in 24 giorni

Nel retail, ogni minuto di interruzione del servizio telefonico o dell’operatività si tramuta in una vendita persa.

Per questo motivo, quando una nota catena retail store internazionale ha scelto Everex per migrare 3.200 utenti dalla vecchia VRU alla Communication Platform Wildix, la continuità operativa era un imperativo strategico.

Nel mese di febbraio 2025, il team tecnico Everex ha completato la migrazione in soli 24 giorni, senza nessuna interruzione del servizio o dei processi interni.

Al termine del progetto: 

• tutti i 3.200 utenti distribuiti tra 52 punti vendita e 4 magazzini comunicavano attraverso la Communication Platform Wildix;
• i responsabili dei punti vendita erano già formati sulle nuove funzionalità;
• l'integrazione middleware con LDAP sviluppata da Everex consentiva l'aggiunta o l'eliminazione automatica dei contatti.

Qual è il segreto per completare una migrazione enterprise complessa rispettando i tempi e la produttività?

In questo articolo, entreremo nel dettaglio degli strumenti e dei processi che il team Everex applica sistematicamente nelle migrazioni per eliminare il rischio di interruzioni o brusche battute d'arresto del progetto.

Poi, condivideremo l’elenco essenziale dei dati che l’IT Manager dovrebbe sempre mantenere aggiornati, per far sì che le prime fasi della transizione non siano un salto nel vuoto.

E infine, riveleremo le criticità nascoste e sorprendentemente frequenti che il team IT si trova ad affrontare internamente durante questi processi di cambiamento.

Project Manager dedicato: pianificazione rigorosa e trasparenza in ogni fase del progetto

Per l’IT Manager di una large enterprise, sostituire la piattaforma di comunicazione aziendale porta con sé una sfida apparentemente monumentale: 

accompagnare migliaia di utenti di diversi reparti all’utilizzo di una nuova tecnologia.

Una gestione efficace della migrazione previene i tipici problemi dei cambi tecnologici, quali:

• blocchi dell’operatività aziendale; 
• sovraccarico di ticket interni, che si accumulano nella to-do list del dipartimento IT provocando colli di bottiglia;
• lamentele degli utenti o della dirigenza.

Un progetto che coinvolge così tanti utenti, ciascuno con esigenze e skill differenti, non è solo un impegno tecnico. 

È una prova di pianificazione, dove ogni decisione sbagliata può trasformarsi in una tempesta di richieste, incomprensioni e ritardi che si abbattono sul dipartimento IT.

Ecco perché Everex assegna a ogni nuovo cliente un Project Manager dedicato. 

Parliamo di un professionista con oltre 10 anni di esperienza nella tecnologia Wildix, che ha già guidato decine di large enterprise attraverso progetti simili.

Il Project Manager Everex diventa il punto di convergenza tra il dipartimento IT e il team tecnico Everex. Coordina tutte le figure coinvolte, accelerando decisioni e implementazioni.

Nella to-do list del Project Manager, la prima casellina da barrare è la creazione di un Project Plan dettagliato. 

Il Project Plan:

1. definisce le singole fasi della migrazione;
2. stabilisce milestone intermedie;
3. allinea ogni attività alle priorità del cliente;
4. stabilisce i tempi di raggiungimento delle tappe intermedie e dell’intero progetto ancora prima di iniziare.

Il Project Manager condivide e aggiorna regolarmente il Project Plan con l’IT Manager, offrendo una visione chiara dello stato di avanzamento.

Per l’IT Manager, è come avere un co-pilota esperto seduto a fianco a sé, che si prende in carico tutte le complessità operative. 

Così il team IT interno può concentrarsi sul preparare gli utenti alla nuova tecnologia, con la serenità che il progetto procede secondo il piano stabilito.

Le 5 fasi di una migrazione (e le strategie utilizzate per rendere la transizione fluida)

Il Project Plan Everex mappa 5 macro-fasi.

1 - Survey: le fondamenta di una migrazione di successo

Il Project Manager Everex avvia ogni progetto con una Survey dell'ambiente di lavoro. 

La Survey è un'indagine strategica, mirata a sviscerare la struttura della comunicazione dell'organizzazione.

Ma cosa mette sotto la lente d’ingradimento la Survey?

• Numero degli utenti coinvolti nella migrazione
• Caratteristiche operative di ogni singolo utente
• Device utilizzati
• Configurazioni specifiche per aree e business unit (ad esempio, le configurazioni per i gruppi di risposta del Customer Care)
• Call routing tra sedi per aziende multisede
• Caratteristiche dell’architettura di rete aziendale
• Ecosistema tecnologico da integrare (SSO, database, CRM, ERP)

Queste informazioni, apparentemente scontate, possono nascondere sorprese inaspettate. 

Ad esempio, è piuttosto frequente rilevare discrepanze tra il numero di utenti del centralino esistente e quello del database aziendale. Un dettaglio che, se non sottoposto a una doppia verifica, potrebbe causare ritardi e complicazioni.

La chiave del successo sta nel processo sviluppato da Everex per adattare la raccolta dati alla specifica realtà aziendale. 

Il Project Manager identifica gli interlocutori chiave e struttura interviste mirate, evitando di disperdere tempo prezioso in conversazioni non necessarie.

Questo approccio permette di:

• minimizzare il tempo richiesto al personale aziendale;
• massimizzare la qualità delle informazioni raccolte;
• creare una base solida per le fasi successive del progetto.

Solo una Survey completa e accurata garantisce una Communication Platform perfettamente aderente alle necessità operative del momento.

2 - Configurazione: dal progetto alla Communication Platform 

Raccolte tutte le informazioni dalla Survey, si apre la fase cruciale della configurazione. 

Il Project Manager passa il testimone a un tecnico specializzato, che trasforma il progetto in un sistema di comunicazione pronto all'uso.

Il tecnico Everex:

1. traduce le informazioni raccolte dal Project Manager in configurazioni e personalizzazioni;
2. si confronta con il team IT interno per allineare gli aspetti tecnici e suggerire ottimizzazioni aggiuntive;
3. gestisce le procedure di number portability, quando necessarie;
4. esegue test approfonditi di ogni configurazione implementata.

Il risultato è un sistema di comunicazione già perfettamente configurato, pronto all’uso.

3 - Formazione a utenti e dipartimento IT: la chiave per sbloccare il ritorno sull’investimento

Anche la tecnologia più avanzata resta solo un investimento incompiuto, finché le persone non la fanno propria. 

È qui che entra in gioco la formazione firmata Everex: un processo pensato e perfezionato per accelerare il raggiungimento degli obiettivi tecnologici in grandi aziende.

La formazione può precedere il go-live, accompagnarlo o seguirlo, adattandosi alle dinamiche specifiche dell’organizzazione.

Per gli utenti finali, Everex sviluppa percorsi formativi personalizzati che si concentrano sulle funzionalità realmente utilizzate nel loro lavoro quotidiano. Niente nozioni astratte: solo competenze pratiche che fanno la differenza fin dal primo giorno.

Nell’erogare i training verso gli utenti la collaborazione con il dipartimento IT è cruciale. 

Mentre Everex fornisce contenuti formativi di qualità (inclusa una libreria completa di video tutorial), il team IT gestisce tempistiche e modalità di distribuzione.

Questo approccio:

• minimizza le resistenze al cambiamento
• riduce drasticamente il numero di ticket di supporto
• accelera l'adozione delle nuove funzionalità
• aumenta la produttività degli utenti

Per il dipartimento IT, Everex sviluppa un programma di formazione sull'interfaccia di gestione avanzata. 

L'obiettivo è trasformare gli amministratori in esperti della tecnologia di comunicazione, per adattare e ottimizzare la Communication Platform in qualunque momento.

4 - Go-live: la Communication Platform entra in azione

In una data concordata con il cliente, il vecchio sistema viene spento. Tutti i flussi telefonici sono migrati sulla nuovissima Communication Platform.

Nei momenti cruciali del go-live, il team tecnico Everex è pronto a intervenire per perfezionare le configurazioni e garantire la massima fluidità del servizio.

5 - Fine-tuning: quando il servizio fa la differenza

Nella fase di fine-tuning emerge ancora una volta la differenza tra un generico fornitore di tecnologia e un partner focalizzato sulla comunicazione aziendale di tipo large enterprise.

Dopo il go-live, il Project Manager e il team tecnico Everex mantengono un dialogo continuo con il dipartimento IT attraverso regolari web conference di assessment. 

Questi appuntamenti consentono di:

• affinare le configurazioni sulla base dell'esperienza d'uso reale sperimentata nei primi giorni di utilizzo;
• anticipare potenziali criticità prima che compromettano il lavoro degli utenti;
• implementare in tempi record nuove richieste e ottimizzazioni;
• garantire che la piattaforma evolva al passo con l'organizzazione.

Il dipartimento IT può concentrarsi sulle proprie priorità strategiche, sapendo di avere sempre un canale di comunicazione costantemente aperto con gli specialisti Everex.

Conclusioni: nelle large enterprise è il metodo che fa la differenza

Migrare centinaia o migliaia di utenti a una nuova Communication Platform richiede un metodo strutturato. 

La tecnologia certificata è un requisito quasi “minimo”. 

A fare la differenza tra un progetto concluso nei tempi e nei modi promessi (che quindi garantisce un ritorno sull’investimento) e un progetto di cui non si vede mai il traguardo, sono fattori quali:

• professionisti che padroneggiano il linguaggio enterprise in termini di competenze tecniche e gestionali;
• un processo di migrazione validato in decine di grandi organizzazioni;
• l'esperienza nella gestione delle complessità tipiche delle large enterprise;
• un supporto continuativo che accompagna l'evoluzione dell'organizzazione.

Quando questi elementi lavorano in sinergia, la migrazione diventa un percorso sicuro verso l'innovazione della comunicazione aziendale.